And so it begins...Y así comienza...

Exhibition Production Guide
Bringing your work into the world is a powerful act. This step-by-step guide outlines everything you need to know to successfully prepare your exhibition with The Bureau of Queer Art. From signing the agreement to publishing your story and marketing your show, we are here to support you. Each section provides clear instructions, deadlines, and tools to help you stay focused and inspired. Please move through each part in order, and don’t hesitate to reach out if you have any questions—we’re building this together.

Guía para la Producción de tu Exposición
Llevar tu obra al mundo es un acto poderoso. Esta guía paso a paso explica todo lo que necesitas saber para preparar exitosamente tu exposición con The Bureau of Queer Art. Desde la firma del acuerdo hasta la publicación de tu historia y la promoción de tu muestra, estamos aquí para apoyarte. Cada sección incluye instrucciones claras, fechas importantes y herramientas para ayudarte a mantenerte enfocade e inspirade. Por favor, avanza por cada parte en orden y no dudes en escribirnos si tienes alguna pregunta—estamos construyendo esto juntes.

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TBQA FAQ

  • No. TBQA does not require exclusivity. However, we do ask for pricing consistency across platforms, that your work not be in direct competition with another gallery on Artsy, and that you honor our commission structure when exposure from TBQA leads to a sale. Transparency and mutual respect are key to our collaboration.

  • No. The artist is responsible for all shipping expenses related to their artwork, including packaging, transport, return labels, and insurance. This includes shipping to TBQA for in-person exhibitions and return shipping after the show closes.

    We understand that shipping costs can be significant, especially for international or large-scale works. For that reason, we strongly encourage artists to plan accordingly and to communicate with us early if you need assistance coordinating logistics. In some cases, we may be able to suggest alternate options, such as consolidating shipments with other artists or exploring regional transport solutions.

    Works sent without a return label or adequate return packaging may be charged a storage fee. After 30 days, any unclaimed work may be considered abandoned and added to the gallery’s permanent collection unless otherwise agreed in writing.

  • Only if it’s not listed on Artsy through another gallery. While we support artists showing broadly, artworks submitted to TBQA should not compete directly with the same work being offered elsewhere on Artsy. If in doubt, please reach out to us before uploading.

  • TBQA may rescind your invitation to participate if you miss a key deadline. We operate with tight timelines for coordination, curation, writing, and publishing. Please communicate early if you need flexibility—we’re open to finding solutions if you reach out in advance.

  • Extremely important. Titles, sizes, prices, and medium descriptions affect shipping, sales, collector confidence, and editorial production. You are responsible for the accuracy of the information you provide. Inaccuracies can delay or disrupt your participation and affect final payments.

  • We may lightly edit for clarity or length, but our priority is to honor your voice. Please write in your own words and with enough depth that your ideas can be quoted directly and meaningfully. Your honesty and specificity are what make your feature resonate.

  • Always check the contract for the most up to date information. Commissions vary slightly depending on the exhibition type (solo, group, Artsy, or in-person). In all cases, you receive a clear breakdown:

    • Solo Show on Artsy: 55% Artist / 26% TBQA / 19% Artsy

    • Group Show on Artsy: 50% Artist / 31% TBQA / 19% Artsy

    • In-person Show: 50% Artist / 50% TBQA

    • Residency Artists on Artsy: 60% Artist / 21% TBQA / 19% Artsy
      These fees help us cover platform costs, curatorial labor, writing, design, and marketing.

  • If the sale can be reasonably linked to a TBQA show, publication, or promotion, we ask that the agreed-upon commission structure still be honored. This includes referrals from Artsy, press coverage, social media, and podcast features. We trust artists to uphold this.

  • No. TBQA does not accept works packed with foam peanuts or other loose-fill materials. If received, the package will be returned unopened. Please use clean, reusable, and professional materials like bubble wrap, foam corners, or structured boxes.

  • Artists are responsible for professional packing and round-trip shipping, including a pre-paid return label. If your work arrives damaged, improperly packed, or cannot be returned within 30 days after a show, it may be considered abandoned. We will always contact you first and work to resolve any issues transparently.

  • Yes. We always welcome additional context, backstories, or documentation that helps us understand your work more fully. You can include it at the end of the questionnaire, email us, or send supporting media. The more we know, the better we can support and represent your work.

  • The Bureau of Queer Art is committed to supporting artists, but we are not a commercial gallery with large financial backing. Most of our programming is self-funded through artist participation, community support, and limited sponsorships.

    In general, artists are responsible for covering costs related to:

    • Shipping and return of artwork

    • Materials or framing

    • Any production-specific needs tied to their own work

    That said, TBQA does contribute financially in specific ways—often without any direct compensation. We cover the costs of:

    • Artsy listing fees

    • Writing and editing for exhibitions and publications

    • Design and layout for the magazine

    • Publicity, press releases, and marketing

    • Hosting the podcast and related digital content

    • Gallery and cultural center exhibition fees

    • Promotional materials and documentation

    In some cases, we also reduce or waive fees for artists whose work and story are essential to the vision of a particular exhibition. We do this at our own expense to invest in the artist’s visibility and the health of the broader queer arts community.

    If you’re unsure about your specific participation, please ask. We’re happy to clarify what’s covered and when we’re stepping in financially to help make your exhibition possible. Our goal is not to profit, but to sustain a space where queer and allied artists can thrive.

  • TBQA no exige exclusividad. Sin embargo, sí te pedimos que los precios sean coherentes en todas las plataformas, que tu obra no compita directamente con la de otra galería en Artsy y que respetes nuestra estructura de comisiones cuando la exposición de TBQA se traduzca en una venta. La transparencia y el respeto mutuo son la clave de nuestra colaboración.

  • No. El artista es responsable de todos los gastos de envío relacionados con su obra de arte, incluidos el embalaje, el transporte, las etiquetas de devolución y el seguro. Esto incluye los gastos de envío a TBQA para las exposiciones presenciales y los gastos de devolución tras el cierre de la exposición.

    Entendemos que los gastos de envío pueden ser significativos, especialmente para obras internacionales o de gran escala. Por este motivo, animamos a los artistas a que planifiquen sus gastos en consecuencia y a que se pongan en contacto con nosotros lo antes posible si necesitan ayuda para coordinar la logística. En algunos casos, podemos sugerir opciones alternativas, como consolidar envíos con otros artistas o explorar soluciones de transporte regional.

    Las obras enviadas sin etiqueta de devolución o embalaje de devolución adecuado pueden tener un coste de almacenamiento. Transcurridos 30 días, toda obra no reclamada se considerará abandonada y pasará a formar parte de la colección permanente de la galería, a menos que se acuerde lo contrario por escrito.

  • Sólo si no aparece en Artsy a través de otra galería. Aunque apoyamos que los artistas muestren ampliamente, las obras enviadas a TBQA no deben competir directamente con la misma obra que se ofrece en otro lugar de Artsy. En caso de duda, póngase en contacto con nosotros antes de subir la obra.

  • TBQA puede rescindir su invitación a participar si no cumple un plazo importante. Trabajamos con plazos muy ajustados para la coordinación, elaboración, redacción y publicación. Si necesita flexibilidad, comuníquenoslo con antelación: estamos abiertos a encontrar soluciones si nos lo comunica con antelación.

  • Extremadamente importantes. Los títulos, tamaños, precios y descripciones de los soportes afectan a los envíos, las ventas, la confianza de los coleccionistas y la producción editorial. Usted es responsable de la exactitud de la información que proporcione. Las inexactitudes pueden retrasar o interrumpir su participación y afectar a los pagos finales.

  • Es posible que modifiquemos ligeramente el texto en aras de la claridad o la longitud, pero nuestra prioridad es respetar su voz. Por favor, escriba con sus propias palabras y con la profundidad suficiente para que sus ideas puedan ser citadas directa y significativamente. Su honestidad y especificidad es lo que hace que su artículo resuene.

  • Consulte siempre el contrato para obtener la información más actualizada. Los encargos varían ligeramente en función del tipo de exposición (individual, colectiva, Artsy o presencial). En todos los casos, recibirá un desglose claro:

    Exposición individual en Artsy: 55% Artista / 26% TBQA / 19% Artsy

    Exposición colectiva en Artsy: 50% Artista / 31% TBQA / 19% Artsy

    Exposición en persona: 50% Artista / 50% TBQA

    Artistas residentes en Artsy: 60% Artista / 21% TBQA / 19% Artsy

    Estas tarifas nos ayudan a cubrir los costes de la plataforma, el trabajo curatorial, la redacción, el diseño y el marketing.

  • Si la venta puede vincularse razonablemente a una exposición, publicación o promoción de TBQA, pedimos que se mantenga la estructura de comisiones acordada. Esto incluye referencias de Artsy, cobertura de prensa, redes sociales y podcasts. Confiamos en que los artistas respeten esta norma.

  • No. TBQA no acepta obras embaladas con cacahuetes de espuma u otros materiales de relleno sueltos. En caso de recibirse, el paquete se devolverá sin abrir. Por favor, utilice materiales limpios, reutilizables y profesionales como plástico de burbujas, esquinas de espuma o cajas estructuradas.

  • Los artistas son responsables del embalaje profesional y del envío de ida y vuelta, incluida una etiqueta de devolución prepagada. Si su obra llega dañada, mal embalada o no puede devolverse en un plazo de 30 días después de una exposición, puede considerarse abandonada. Siempre nos pondremos en contacto con usted en primer lugar y trabajaremos para resolver cualquier problema con transparencia.

  • Sí. Siempre agradecemos cualquier contexto adicional, antecedentes o documentación que nos ayude a comprender mejor su trabajo. Puede incluirla al final del cuestionario, enviárnosla por correo electrónico o enviarnos material de apoyo. Cuanto más sepamos, mejor podremos apoyar y representar su trabajo.

  • El Bureau of Queer Art se compromete a apoyar a los artistas, pero no somos una galería comercial con un gran respaldo financiero. La mayor parte de nuestra programación se autofinancia mediante la participación de los artistas, el apoyo de la comunidad y patrocinios limitados.

    En general, los artistas son responsables de cubrir los costes relacionados con:

    Envío y devolución de las obras

    Materiales o enmarcado

    Cualquier necesidad específica de producción vinculada a su propia obra

    Dicho esto, TBQA contribuye económicamente de maneras específicas, a menudo sin ninguna compensación directa. Cubrimos los costes de

    Tasas de inscripción en Artsy

    Redacción y edición de exposiciones y publicaciones

    Diseño y maquetación de la revista

    Publicidad, comunicados de prensa y marketing

    Alojamiento del podcast y contenidos digitales relacionados

    Honorarios de exposiciones en galerías y centros culturales

    Material promocional y documentación

    En algunos casos, también reducimos o renunciamos a los honorarios de artistas cuya obra e historia son esenciales para la visión de una exposición concreta. Hacemos esto a nuestra costa para invertir en la visibilidad del artista y la salud de la comunidad artística queer en general.

    Si no está seguro sobre su participación específica, pregúntenos. Estaremos encantados de aclararle qué está cubierto y cuándo intervenimos financieramente para ayudar a hacer posible su exposición. Nuestro objetivo no es lucrarnos, sino mantener un espacio donde los artistas queer y aliados puedan prosperar.